Jak zorganizować zjazd absolwentów?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-02-18 07:48

Wieczór Zjazdu Absolwentów, bez względu na to, gdzie się odbywa i kogo gromadzi, wymaga poważnych przygotowań i wymiernych kosztów. Z reguły jednej osobie dość trudno jest opanować organizację takiego święta i przygotować się do niego.

Teraz często korzystają z usług agencji, ale efekt pracy profesjonalistów nie zawsze spełnia oczekiwania i może różnić się od wersji wakacji, którą chcieli zorganizować. Dlatego lepiej zająć się sprawą na własną rękę, najlepiej w towarzystwie dwóch, trzech lub czterech osób.

Od czego zacząć?

Przygotowanie wieczornego spotkania absolwentów należy rozpocząć od ustalenia liczby uczestników. Oznacza to, że powinieneś zdecydować, kogo zbierać - cały numer, jedną klasę lub grupę. Czy zaprosić kadrę nauczycielską i którego z nauczycieli zadzwonić. Wszystkie inne aspekty zależą od liczby potencjalnych uczestników i gości wydarzenia.

Następnie musisz je wszystkie znaleźćludzi do zebrania. Niezależnie od tego, czy planujesz zorganizować wieczór absolwentów w szkole, czy studencką imprezę w restauracji, poszukiwanie uczestników to najważniejszy, długi i trudny etap przygotowań.

Po znalezieniu wszystkich możliwych współrzędnych należy skontaktować się z ludźmi lub zadzwonić, a nie tylko wysyłać im zaproszenia. Trzeba to zrobić, bo ktoś nie pojedzie, a ktoś będzie chciał przyjść nie sam. Musisz zadzwonić lub napisać do nauczycieli. Nie należy z góry wykluczać uczestników, skupiając się na własnych pomysłach. To znaczy, jeśli na przykład spotkanie absolwentów odbędzie się w Moskwie, a jeden z potencjalnych uczestników mieszka we Władywostoku, nie powinieneś sam decydować, że ta osoba nie przyjdzie.

Konieczne jest wyjaśnienie preferowanej godziny i daty z każdym z uczestników wieczoru, w tym z nauczycielami. Należy również dokładnie zapytać o możliwości finansowe, czyli zapytać, ile dana osoba jest gotowa przeznaczyć na zorganizowanie wydarzenia.

Po tych wstępnych etapach organizatorzy będą mieli pełną listę gości i uczestników wydarzenia, zawierającą informacje o ich wolnym czasie i możliwościach finansowych.

Co dalej?

Na kolejnym etapie należy ustalić miejsce, czas i przybliżony scenariusz wieczornego spotkania absolwentów. Nie jest to trudne, biorąc pod uwagę przybliżony budżet i liczbę uczestników. Na tym etapie należy dwukrotnie „przejrzeć” budżet, a także liczbę uczestników.

Pierwszą rzeczą, o której należy zacząć myślećscenariusz - wybór lokalizacji. Jeśli na imprezie spodziewanych jest więcej niż sto osób, ale budżet jest niewielki, należy wynająć kawiarnię lub mały klub z minimalnym zamówieniem na zasadzie „dla zwiedzających”. To znaczy uzgodnić z właścicielami instytucji, że ludzie będą sami zamawiać napoje i jedzenie. Ten sposób wynajmu znacznie obniży koszty płacenia za instytucję.

Inną opcją jest spędzenie spotkania absolwentów w szkole lub instytucie. Ale nie zawsze taki sposób organizacji imprezy jest bardziej ekonomiczny niż wynajęcie instytucji. Do pełnej uroczystości trzeba będzie ustawić stoły bufetowe, czyli kupić alkohol, jedzenie lub gotowe przekąski. Kupując jedzenie, będziesz potrzebować osoby, która będzie gotować. Przydadzą Ci się obrusy, naczynia i wiele więcej. Będziesz także musiał posprzątać wszystko po zakończeniu wakacji. Oprócz kosztów i kłopotów zorganizowanie imprezy w budynku szkolnym ma szereg istotnych wad, takich jak ograniczenia czasowe i terminowe, konieczność przenoszenia i przenoszenia mebli, ponieważ atmosfera nie jest przeznaczona do świętowania.

Najlepszym sposobem na spędzenie wieczornego spotkania absolwentów jest połączenie wizyty w szkole lub instytucie z imprezą w restauracji. Część uroczysta może odbyć się w auli szkolnej lub na audiencji studenckiej, a samą zabawę przenieść do restauracji lub kawiarni. Przy takim wyborze musisz najpierw poznać daty i godziny, w których instytucja edukacyjna będzie mogła zorganizować wydarzenie, połącz to zprzedział czasowy preferowany przez większość uczestników i faktycznie wybierz datę.

Nie koordynuj od razu wybranej daty i godziny z administracją, ale uzgadniaj tylko z wyprzedzeniem. Jest to konieczne, aby znaleźć odpowiednią kawiarnię na wybrany czas w pobliżu instytucji edukacyjnej, w odległości spaceru. Bardzo niewygodne jest, jeśli instytut lub szkoła znajdują się w dużej odległości od restauracji. W tej sytuacji jedni nie pójdą do części uroczystej, a inni nie pójdą do zabawy.

Jednak w pobliskiej stołówce wybrany dzień lub godziny mogą być zajęte, ale inny termin jest wolny, co również jest wygodne. Dlatego konieczne jest negocjowanie z instytucją edukacyjną z wyprzedzeniem i dopiero po ostatecznym wyborze restauracji.

Teraz możesz zacząć opracowywać scenariusz, ponownie korzystając z listy gości i danych o ich możliwościach finansowych. Jest to konieczne w celu ustalenia liczby konkursów z nagrodami, menu wieczoru, które zostanie zamówione z wyprzedzeniem i innych podobnych momentów. Scenariusz wieczornego spotkania absolwentów, w którym weźmie udział tylko dziesięć osób, nawet jeśli w wersji „+1” będzie bardzo różnił się od programu imprezy dla dwudziestu kolegów z klasy i okaże się zupełnie inny ze zgromadzenia stu osób.

Jednak wszystkie mają tę samą strukturę:

• część ceremonialna;
• przejście do restauracji lub po prostu przerwa przed rozpoczęciem bufetu;
• regularny czas;
• oficjalne zakończenie;
• "po spacerze".

Na etapie wyboru scenariusza zgodnie z budżetem iliczba gości nie powinna wchodzić w szczegóły wypełniania każdej pozycji, ale rozdzielać środki. Najłatwiej to zrobić, zaczynając od tego, czego koszty można obliczyć z maksymalną dokładnością, na przykład od części ceremonialnej. „Mieszkanie” nie powinno być w ogóle uwzględnione w budżecie, ale jeśli są darmowe pieniądze, to całkiem możliwe jest podarowanie każdemu tematycznemu koktajlowi na pożegnanie. Najbardziej niejasna pod względem budżetu jest zawsze główna część wieczoru, która przebiega zgodnie ze scenariuszem i obejmuje różne konkursy, loterie i nagrody. Dlatego na koniec należy go zostawić, a wybierając, czym go wypełnić, należy zacząć od tego, ile pieniędzy zostało.

W rezultacie otrzymasz dość szczegółowe oszacowanie finansowe. Musi być napisane czytelnie, aby uczestnicy pytali o to, jakie pieniądze są od nich pobierane, nie próbowali opowiadać o treści wieczoru, ale po prostu wyślij listę suchych liczb w komunikatorze lub pocztą. Oszczędzi to twoje nerwy i zniechęci podejrzanych kolegów z klasy do targowania się z kolekcjonerem.

Po zebraniu środków powinieneś przystąpić do realizacji planu. Przy dużej liczbie gości wydarzenia zwykle wymagane jest wiele różnych elementów i atrybutów święta. Nie powinno się robić wszystkiego zgodnie z zasadą „jak to idzie”, czas i zakupy lub zamówienia muszą być zaplanowane, jest to o wiele wygodniejsze i dzięki przejrzystemu harmonogramowi nic nie zostanie zapomniane.

Jak przeprowadzić część oficjalną?

Treść części uroczystej zależy od tego, ilu będzie nauczycieli i kto dokładnie planujebyć obecnym. Na przykład rektor instytutu lub kierownik wydziału, dyrektor szkoły zawsze wieczorem na zebraniu absolwentów wygłasza przemówienie otwierające wydarzenie. To jest tradycja, której należy przestrzegać. Jeśli nie ma „wysokich stopni”, a jest obecny tylko wychowawca klasy lub kilku nauczycieli przedmiotu, to prawo do otwarcia wieczoru i przeprowadzenia całej części uroczystej przechodzi na jego organizatora. Nie ma znaczenia, który z nauczycieli przyjedzie na wydarzenie, wszyscy, którzy wzięli udział w wieczorze zjazdu absolwentów nauczycieli otrzymują kwiaty i pamiątkowe listy z podziękowaniami.

Część ceremonialna nie powinna być długa, ale też nie powinna być zbyt krótka. Optymalny czas to 30-40 minut. Treść może być:

• przemówienie otwierające lub przemówienie reżysera;
• wydanie pamiątkowych dyplomów lub certyfikatów, ale tylko przy niewielkiej liczbie uczestników, jeśli jest więcej niż dwadzieścia osób, wówczas certyfikaty wydawane są po zakończeniu części oficjalnej przy wychodzeniu z hali;
• słowa nauczycieli, a po skończeniu przez nauczycieli należy wręczyć kwiaty i pięknie zaprojektowane „dziękuję”, to samo dotyczy dyrektora lub przedstawiciela administracji;
• uzupełnienie i zaproszenie, aby przejść do restauracji (trzeba przypomnieć adres i powiedzieć, że jest w zaproszeniu).

Jeżeli któryś z absolwentów chce coś powiedzieć, to robi to po wystąpieniach nauczycieli, a przed ostatnim przemówieniem organizatora święta.

Jeśli istnieje możliwość przećwiczenia uroczystej części, należy to zrobić bezbłędnie. Zawsze mogą istnieć jakieś niuanse, które odróżniają rzeczywistość od scenariusza zapisanego na papierze. Czas trwania wystąpień, niedziałający mikrofon lub brak podstawki i inne drobiazgi, których nie można brać pod uwagę przy planowaniu. Stają się one widoczne na próbach i można je poprawić lub wyeliminować.

Możesz wypełnić część uroczystą, nie ograniczającą się do mowy. Dobrą opcją byłoby zaśpiewanie piosenki. Wieczorem zebrania absolwentów, w przypadku braku hymnu w placówce oświatowej, można przygotować dowolny odpowiedni temat i niezbyt długą piosenkę. Jego tekst wraz z wyjaśnieniem należy przesłać do każdego z uczestników wraz z zaproszeniem. Jednak w razie potrzeby można go zduplikować, wystawiając wydruk ze słowami przy wejściu do hali. Jeżeli planowane jest użycie odznak, to są one również rozdawane wszystkim przed częścią oficjalną przy wejściu.

Co będzie wymagane do części oficjalnej?

Istnieją obowiązkowe atrybuty oficjalnego etapu imprezy, które nie zależą od liczby uczestników ani wielkości budżetu. Należą do nich:

• kwiaty dla wszystkich nauczycieli;
• pamiątkowe dyplomy lub „świadectwa ukończenia studiów”;
• listy z podziękowaniami dla nauczycieli.

To jest fundament, bez którego nie możesz się obejść. Dyplomy i dyplomy można zamówić w dowolnej agencji reklamowej lub bezpośrednio w drukarniach. Jednak bezpośrednie zamówienie od drukarni, choć tańsze, będzie wymagało samodzielnego przygotowania makiety. To nie jest tylko rysunek wykonany w dowolnym programie, istnieje szereg wymagań dotyczących takich układów. Bez zrozumienia jakjest to układ do druku, który jest wykonywany, nie należy tego robić, ponieważ wynik będzie wymagał zmiany, a nie z winy maszyn drukarskich. Oznacza to, że będziesz musiał zapłacić dwa razy.

Oprócz obowiązkowych atrybutów, takie elementy wydarzenia jak:

• plakietki z imieniem, klasą lub innymi informacjami;
• dekoracja auli, foyer i innych miejsc, przez które będą przechodzić absolwenci placówki oświatowej;
• wydrukuj teksty, jeśli to konieczne.

W przypadku, gdy na zewnątrz jest zimno i ślisko, a restauracja znajduje się daleko od miejsca, w którym rozpoczął się wieczór zebrania absolwentów (np. luty lub marzec nie sprzyjają długim spacerom) można wynająć transport. Należy koniecznie ostrzec o wynajmie autobusów w zaproszeniach, ponieważ ludzie mogą odmówić korzystania z własnego samochodu po dowiedzeniu się o dostępności transportu „od drzwi do drzwi”.

Przejście do restauracji: czy można ją czymś wypełnić

Czy wypełnić treścią czas przejścia z placówki oświatowej do miejsca celebracji to kwestia indywidualna. Zależy to od wielu niuansów, takich jak:

• czas trwania i obciążenie części oficjalnej;
• pogoda i pora roku;
• dostępność transportu lub chodzenia;
• czas potrzebny na dotarcie do restauracji;
• liczba uczestników.

Przy dobrej pogodzie i latem można używać po drodze klaunów, marionetek naturalnej wielkości, mimów z balonami itp.akompaniament. To ustawia gości na świąteczny wieczór. Jeśli jednak ścieżka jest za krótka, na przykład wystarczy przejść na przeciwną stronę ulicy, wtedy nie trzeba jej niczym wypełniać.

W przypadku przejażdżki autobusem trwającej co najmniej 20 minut możesz użyć klauna lub innego artysty, który opowiada dowcipy „na temat” lub, co jeszcze lepiej, występuje w gatunku stand-up. Ten sam gatunek jest optymalny dla głównej części wydarzenia.

Jeśli jednak jest mniej niż dziesięć osób, taka rozrywka po drodze jest całkowicie bezużyteczna.

Jak spędzić większość wieczoru?

Struktura tego, jak odbywa się impreza dyplomowa w instytucji, rok później, czy dziesięć lat po ukończeniu studiów, jest taka sama. Ale liczba uczestników wydarzenia wpływa na strukturę uroczystości. Jeśli jest więcej niż 10-15 osób, wymagany będzie lider. Jeśli jest 5-7 uczestników, usługi toastmastera nie są potrzebne.

Wszystkie konkursy, loterie lub inne rozrywki muszą koniecznie odpowiadać tematyce wieczoru, a także przemówień o piciu. Osiągnięcie tego jest proste, wystarczy użyć kilku tematycznych elementów w skrypcie.

Struktura wydarzenia może wyglądać następująco:

• organizator musi wygłosić krótką przemowę obiadową, czyli ponownie otworzyć święto;
• poniższe toasty powinny być skierowane do konkretnych osób i oczywiście informować o tym, co osiągnęli w przeszłościno cóż, sami absolwenci potrafią mówić, improwizowane;
• między podnoszeniem kieliszków odbywają się konkursy, odbywają się występy artystów lub uczestników wieczoru;
• przed zamknięciem należy zorganizować loterię z zabawnymi nagrodami, na przykład z zaświadczeniem o prawie do prowadzenia i organizacji kolejnego spotkania.

Organizator wznosi ostatni toast. W nim trzeba podziękować tym, którzy przyszli, wyrazić zaufanie do wczesnego spotkania i wyjaśnić, że restauracja jest do pełnej dyspozycji wszystkich, którzy chcą dalej się bawić, oczywiście wskazując godzinę. Oznacza to, że część oficjalna powinna zostać zakończona co najmniej 2 godziny przed wygaśnięciem okresu wynajmu.

Co powiedzieć w toastach „adresowych”?

Gratulacje z okazji wieczornego zjazdu nie różnią się zbytnio od toastów w inne święta. Czyli jest to krótkie przemówienie zawierające miłe słowa o kimś, opowiadające o osiągnięciach tej osoby i wzywające go do picia.

Możesz rozmawiać o wszystkim, ale oczywiście powinieneś być przygotowany. Każdy ma osiągnięcia. Na przykład, jeśli doskonały uczeń i aktywista został gospodynią domową, to należy pamiętać o wartościach rodzinnych i podkreślać, że dom jest najważniejszą rzeczą, jaką ma człowiek. Jeśli kolega z klasy pracuje jako mechanik w fabryce, musisz mówić o wartości prostych zawodów, bez których wszystkie udogodnienia współczesnego życia są nie do pomyślenia. Oznacza to, że ukierunkowane tosty powinny zwiększać poczucie własnej wartości osoby i sprawiać jej przyjemność.

Po takich wystąpieniach należy wręczyć dyplom "Za osiągnięcia". Ale powinno to być zrobione tylko wtedy, gdy grzankibędzie gotowy dla każdego z gości. Jeśli na imprezie jest setka osób, nie trzeba przygotowywać dyplomów. Ale same toasty powinny być wymawiane. Muszą być przemyślane dla około połowy uczestników. Po każdej parze takich przemówień goście powinni być prowokowani do tych samych przemówień dotyczących ich kolegów z klasy.

W ten sposób odwieczne pytanie o to, po co pić, zostało całkowicie usunięte, a każdy z zaproszonych czuje się potrzebny, a nie zbędny na wakacjach.

Co uwzględnić w programie?

Najbardziej optymalnym wariantem programu takich wydarzeń są występy samych uczestników. Ale większość ludzi ma tendencję do odrzucania oferty występu, więc organizatorzy powinni to zatuszować konkursami lub loteriami.

Oznacza to, że jako nagrody za wygranie konkursu zwycięzca musi na przykład czytać poezję. Na wieczór zjazdu absolwentów, który odbywa się według programu zorganizowanego według tej zasady, należy przygotować wcześniej wydrukowane teksty. Nie wszyscy ludzie zapamiętują jakieś wiersze.

Możesz w ogóle obejść się bez konkursów i grać występy w formie loterii lub przepadków. Możesz zorganizować aukcję. Oznacza to, że uczestnik otrzymuje możliwość sprzedania komuś swojego prawa do wypowiadania się, a pieniądze za tę partię będą początkiem budżetu na następny wieczór zjazdu, którego termin oczywiście powinien zostać ogłoszony, dla na przykład w przyszłym roku.

Jak przygotować przemówienie?

To pytanie często wprawia w zakłopotanie nawet najbardziej pedantycznych i utalentowanych organizatorów. W rzeczywistości wszystko jest proste. Słowa na wieczór zjazdunie powinien być pretensjonalny, szczery i miły. To wystarczy.

Mowa nie powinna być opóźniana. Otwarcie części uroczystej jest oczywiście w ciągu 5-7 minut, jeśli dyrektor lub jeden z „ważnych” nauczycieli nie wygłosi przemówienia. Nie należy ich ograniczać w czasie - to niegrzeczne. Końcowa oficjalna część wystąpienia trwa 4-5 minut, można ją rozpocząć słowami: „Zaczyna się powrót do domu”, „Teraz idziemy do restauracji i będziemy się dobrze bawić” oraz innymi informacjami, np. o autobusach lub adres instytucji.

Pierwszy toast jest całkowicie symboliczny i powinien brzmieć po prostu: „Chłopaki! Tutaj widzieliśmy się! Świętujmy to!” Toasty adresowe składają się z kilku zdań i trwają 2-4 minuty.

Kłopotów z przemówieniami przy stole można uniknąć, zatrudniając gospodarza lub wykorzystując w jak największym stopniu resztę uczestników.

O czym nie należy zapominać?

Planując wieczór, musisz pamiętać o trzech niuansach, takich jak:

• organizuj kręcenie zdjęć lub filmów;
• wyszukaj hosta;
• wysyłanie zaproszeń.

Pamiętaj, aby zatrudnić fotografa i/lub kamerzystę. To bardzo ważna część spotkania. Ponadto należy zamówić usługi na cały wieczór – od uroczystej części oficjalnej po „po spacerze”. Wyniki jego pracy należy następnie przesłać drogą elektroniczną do wszystkich gości wydarzenia.

Wynajmij gospodarza na imprezy z udziałem ponad 10 osób. W końcu sam organizator też jest absolwentem i powinien się dobrze bawić, a nie podążać za programem inastrój gości.

Zaproszenie powinno być wystawione, zawierające wszystkie niezbędne informacje: czas i miejsce spotkania, nazwę i adres restauracji, dostępność autobusu, jeśli planuje się go wynająć, tekst piosenki, oczywiście, jeśli ten element jest zawarty w skrypcie itd.

Nie musisz drukować zaproszeń, o wiele łatwiej jest je wystawić w formie elektronicznej i wysłać za pośrednictwem komunikatora lub e-maila.